Kündigungsgespräche führen: Darauf sollten Arbeitgeber achten

Kündigungsgespräche führen ist immer unangenehm – für Mitarbeiter:innen und für Führungskräfte. Wie Personalverantwortliche die Situation respektvoll und professionell meistern, erläutert Gastautorin Jana Gronwald.

Über unsere Gastautorin

Jana Gronwald | Managing Consultant

Jana Gronwald ist seit 2020 als Managing Consultant des Talent Mobility- und Outplacement-Dienstleisters Mühlenhoff by Randstad RiseSmart tätig. Seit mehr als 15 Jahren bewegt sie sich in der HR-Welt: von der Vertriebsdisponentin über die Niederlassungsleiterin zur Distriktmanager in individuellen Kundenprojekten. Ihr großes HR-Know-how setzt Jana Gronwald bei Mühlenhoff by Randstad RiseSmart für die ganzheitliche Kundenberatung ein.

Fairer Umgang bei Kündigungen

Eine Kündigung auszusprechen und Kündigungsgespräche führen, zählt zu den schwierigsten Aufgaben von HR-Verantwortlichen und Führungskräften. Eine unprofessionelle Herangehensweise kann das Betriebsklima nachhaltig stören und den Ruf des Unternehmens schädigen. Für einen fairen und professionellen Umgang kommt es auf diese Faktoren an:

den Grundlagen-Check
die Vorbereitung
das Kündigungsgespräch
das Folgegespräch

Vor der Kündigung: Der Grundlagen-Check

Eine Kündigung sollte nie leichtfertig oder spontan ausgesprochen werden. Für Fairness und Professionalität sorgt, wer sich zum Ziel nimmt, dass alle Beteiligten das Kündigungsgespräch mit erhobenem Haupt verlassen. Eine gewisse Distanz zu bewahren, ist dabei hilfreich. Dies gelingt, indem sich Führungskräfte bewusst machen, dass es in erster Linie darum geht, einen Vertrag aufzulösen.

Einen Vertrag aufzulösen und dadurch eine/n Mitarbeiter:in zu kündigen, bedeutet auch, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu prüfen. Dazu sollten vorab diese Fragen beantwortet werden:

Welche Gründe gibt es für die Kündigung? Ist sie rechtmäßig?
Greift der Kündigungsschutz?
Welche Kündigungsfrist ist einzuhalten?
Wurde der Betriebsrat (falls vorhanden) angehört?
Liegt die Kündigung schriftlich vor?

TIPP: Bei Zweifeln an der Zulässigkeit der Kündigung sollte juristischer Rat eingeholt werden. Ausgesprochene Kündigungen, die später aus rechtlichen Gründen aufgehoben werden, schädigen das Image des Unternehmens.

Die Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch

Wenn die Entscheidung zur Kündigung gefallen ist, gilt es, ein Kündigungsgespräch zu führen, in welchem dem/der Mitarbeiter:in die Kündigung persönlich mitgeteilt wird. Dieses Gespräch muss gut vorbereitet sein. Das setzt die Beachtung der folgenden Faktoren voraus:

Der richtige Zeitpunkt:

Das Gespräch soll möglichst zeitnah zur Entscheidung erfolgen. So vermeiden Führungskräfte, dass die Neuigkeit vorzeitig durchsickert. Idealerweise wird der Termin auf einen Montag oder Dienstag gelegt. So hat der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin Zeit, das Gespräch sacken zu lassen, Fragen zu stellen und bei Bedarf externes juristisches Feedback einzuholen. Letzteres ist zum Wochenende nur selten möglich.

Der passende Ort:

Am besten eignet sich ein neutraler Raum, der nicht verglast und hellhörig ist. Alternativ bietet sich das Büro der Führungskraft bzw. HR-Manager:in an. Wichtig ist für Privatsphäre zu sorgen.

Unterlagen:

Eine Kündigung muss in jedem Fall schriftlich erfolgen. Eine mündliche Kündigung allein ist nicht wirksam. Idealerweise liegen zum Kündigungsgespräch neben dem Kündigungsschreiben eventuelle zusätzliche Vereinbarungen vor, z. B. die Dokumentation der Rückgabe von Firmeneigentum (Handy, Laptop, Schlüssel).

Urlaub/Freistellung:

Machen Sie sich zudem Gedanken, ob Sie Ihre/n Mitarbeiter:in freistellen wollen oder die Person ihre Arbeitsleistung bis zum Ende der Kündigungsfrist noch erbringen soll. Berücksichtigen Sie zudem etwaigen Urlaubsanspruch und ggf. geleistete Überstunden.

TIPP: Unerfahrene Führungskräfte können vor dem Kündigungsgespräch einen internen oder externen Coach zu Rate ziehen. Der Berater oder die Beraterin unterstützt bei der richtigen Vorbereitung und auch bei den Schritten nach dem Kündigungsgespräch.

Kündigungsgespräche führen

Das Kündigungsgespräch selbst erfolgt idealerweise in sechs Schritten. So sagen Arbeitgeber es ihren Mitarbeiter:innen:

① Kurze Begrüßung:

Freundliches Geplauder sollte vermieden werden. Besser ist es, sich bei der Begrüßung kurzzufassen und dabei sachlich und neutral zu bleiben.

② Kündigung aussprechen:

Um den heißen Brei zu reden, ist ein No-Go. Wichtig ist, klare, direkte und eindeutige Formulierungen zu nutzen. So vermeiden Führungskräfte Missverständnisse. Beispiel: „Wir haben uns entschieden, das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu beenden. Die Kündigung ist ab dem TT.MM.JJJJ gültig.“

③ Gründe nennen und erklären:

Egal ob betriebs-, verhaltens- oder personenbedingte Kündigung, die Gründe für die Entscheidung sind sachlich darzulegen. Auch hier gilt: Kurz fassen, zuhören, aber jegliche Diskussion vermeiden. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Sie hier zu einem Konsens kommen werden.

④ Reaktion abwarten:

Wichtig ist, betroffenen Mitarbeiter:innen Zeit zu geben, um die Nachricht zu verarbeiten. Gerade diejenigen, die zum ersten Mal ein Kündigungsgespräch führen, sollten auf diesen Punkt besonders achten. Die Reaktionen können unterschiedlich ausfallen und reichen von Tränen über Wut bis zur Nüchternheit. Ruhig bleiben ist angesagt. Eine emotionale Distanz ist von Vorteil, um das Gespräch vor allem bei emotionalen Ausbrüchen unter Kontrolle zu halten.

⑤ Nächste Schritte klären:

Hilfreich ist, die nächsten Schritte direkt anzusprechen. Wird er oder sie mit sofortiger Wirkung freigestellt? Wer informiert das Team? Wie wird mit der Übergabe und verbleibenden Urlaubsansprüchen umgegangen? Personalverantwortliche sollten Antworten auf diese wichtigen Fragen parat haben.

⑥ Folgegespräch vereinbaren:

Arbeitgeber erleichtern Mitarbeiter:innen den Umgang mit der Situation, wenn sie ein weiteres Informationsgespräch anbieten.

Das Folgegespräch

Das Informationsgespräch gilt als erweitertes Kündigungsgespräch. Es bietet der oder dem Beschäftigten die Gelegenheit, offene Fragen zu klären, Feedback zu geben und weitere Schritte im Detail zu besprechen. Es empfiehlt sich dabei, eine Person für das Gespräch einzusetzen, die die Kündigung nicht ausgesprochen hat. Das schafft einen entspannteren Gesprächsrahmen.

Für Unternehmen bietet das Folgegespräch zwei wichtige Chancen:

Unternehmen haben die Möglichkeit, betroffene Mitarbeiter:innen auf dem Weg zum neuen Job zu unterstützen. So können Angebote für ein Outplacement oder die Anwendung einer Transferagentur oder Transfergesellschaft unterbreitet werden. Das zeigt, dass ein Unternehmen Verantwortung für seine Mitarbeiter:innen übernimmt und Wert auf Fairness und soziale Lösungen legt. Auf lange Sicht stärkt das die Arbeitgebermarke und verbessert das Verhältnis zum verbleibenden Team.
Wer das Unternehmen verlässt, ist häufiger bereit, offen über Probleme und Schwierigkeiten zu sprechen. Ein ruhiges Feedbackgespräch bietet die Chance, einen tiefen Einblick in die Unternehmens- und Führungskultur zu bekommen und strukturelle Probleme aufzuzeigen.

Fazit: Trennungen benötigen die richtige Vorbereitung und Nachbereitung

Eine gute Führungs- und Trennungskultur zeichnet sich durch Fairness und Klarheit aus. Dazu gehört es, das Kündigungsgespräch sowohl empathisch als auch eindeutig zu führen und sich auch im Nachgang um den/die Mitarbeiter:in zu kümmern. Gerade weil Kündigungen deutlich emotionalere Situationen darstellen als z. B. ein Onboarding-Prozess, gilt es, ihnen besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Andernfalls wirken Führungskräfte den oftmals hohen Investitionen in Employer Branding und Mitarbeiterbindung entgegen.