DSGVO – Alles was Recruiter wissen sollten!

Mehr Datenschutz – am 25. Mai 2018 trat die DSGVO in Kraft. Betroffen von dieser Verordnung sind alle, die personenbezogene Daten erfassen, speichern und verarbeiten. Recruiter sollten sich also immer bestmöglich über die DSGVO informieren. Wie mit den Daten im Talent Pool umgegangen werden muss und wie die DSGVO in das Recruiting eingreift, erfahrt Ihr in diesem Beitrag.

Daten bleiben Daten – egal ob man Bewerberinformationen digital oder klassisch auf einem Blatt Papier festhält. Nicht zuletzt aus diesem Grund, sollte man sich im Klaren sein, wie man Daten unter der DSGVO zu behandeln hat. An dieser Stelle gibt es hier einen Überblick zur DSGVO.

Personenbezogene Daten lassen sich grob in 3 Kategorien zusammenfassen. Hierzu gehören Informationen, die eine natürliche Person identifizieren und einen Bezug zu ihr herstellen – Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummern, Lebenslauf und selbst Hobbies. Zum anderen sind es Zuordnungen zu Kennungen, dazu gehören sämtliche Kennnummern oder besondere Zugehörigkeiten – Religion, politische Einstellungen oder Mitgliedschaften. Zuletzt gehören auch Pseudonyme zu den personenbezogenen Daten. Wird ein Name oder ein Merkmal durch ein Pseudonym aus Nummern oder Buchstaben ersetzt, so gelten diese auch als personenbezogene Daten.

Informationen die eine Person identifizieren

Zuordnung zu Kennungen

Pseudonyme Daten

Bei Verstoß der DSGVO kann mit einer Geldstrafe gerechnet werden.

Haftend bei Verstößen sind die Vertretungsorgane des Unternehmens.

Zweckbindung

Der Zweck der Verarbeitung und Speicherung muss dem Bewerber klar vermitteln und kommuniziert werden.

Verwendung der Daten 

Die Verarbeitung muss rechtmäßig, treu und transparent erfolgen und nur dem beschriebenen Zweck dienen. Daten dürfen zudem nicht weitergeleitet werden.

Datenminimierung

Es dürfen nur die notwendigen Daten gesammelt und gespeichert werden / so wenig Daten wie möglich.

Profiling

Der Bewerber muss über die automatisierte Verarbeiten von Daten in Kenntnis gesetzt werden.

Da Recruiter täglich mit den Fischen aus ihrem Daten-Pool arbeiten, greift die Verordnung an allen Stellen der Arbeitsabläufe ein. Schon zu Beginn des Bewerbungsprozesses ist daher eine konkrete Einwilligung des Bewerbers notwendig.

Ein Bewerber hat mit seiner eigenen Bewerbung noch keine Einwilligung gegeben. Auch ein Text, wie “mit dem Abschicken Ihrer Bewerbung haben Sie automatisch Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten gegeben“, reicht nicht mehr aus.

Der Bewerber muss nun konkret und aktiv dem Vorhaben zustimmen. Ein Lösung hierfür – eine Checkbox oder ein Button. Der Bewerber kann so eine Aussage, wie…

“Ich akzeptiere die elektronische Speicherung meiner Daten gemäß der Datenschutzrichtlinien.”

…aktiv bestätigen.

Ist Active Sourcing unter der DSGVO überhaupt möglich? Die Antwort ist – JA. In der Theorie darf das Anschreiben laut der neuen Verordnung nur mit Einwilligung geschehen, hier gibt es jedoch gesonderte Regelungen.

Die Daten werden unter berechtigten Interesse der Beteiligten erworben, verwahrt und verarbeitet. Das Unternehmen hat in diesem Fall das berechtigte Interesse, eine Vakanz mit einem passenden Kandidaten zu besetzen. Gegenüber steht der Bewerber, der das berechtigte Interesse hat, ein attraktives Jobangebot zu bekommen.

Wer auf Plattformen, wie XING oder LinkedIn angemeldet ist, zeigt automatisch berechtigtes Interesse als Teil einer Business-Datenbank mit öffentlich einsehbaren Daten.