26 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz
Produktivität steigern, aber wie? Manche von Euch kennen sie schon, die ein oder andere Empfehlung, um produktiver bei der Arbeit durchzustarten. Wie auch ihr Euch im Büro und Homeoffice besser fokussieren könnt, wollen wir Euch heute mit den besten Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz zeigen.
So werden wir alle produktiver | Teil 2 – die besten Tipps
Produktivität ist immer ein großes Thema, wenn wir erfolgreich in unserem Job durchstarten wollen. Jedoch ist Produktivität keine Konstante, die immer und überall gegeben ist. Zudem werden wir bei der Arbeit durch verschiedene externe und interne Einflüsse bewegt, gefordert, animiert, aber auch gebremst. Daher ist es umso wichtiger, dass wir immer wieder Tipps für mehr Produktivität ausprobieren sollten.
Tipps für mehr Produktivität – Das solltet Ihr wissen
Bevor Ihr Euch sofort an die Umsetzung der folgenden Tipps werft, empfehlen wir Euch vorab den Kern und die Basis von Produktivität zu verstehen. Dazu möchten wir Euch anbei gerne Teil 1 aus unserer Reihe “Produktivität steigern” ans Herz legen:
Produktivität steigern – die Basis
Produktivität ist ganz individuell, das bedeutet am Ende auch, dass nicht jeder Tipp auch der richtige Tipp für Euch ist. Versucht also nicht alles auf einmal zu testen und findet heraus, welche Tipps Euch persönlich weiterbringen.
Findet heraus, welche Tipps zu echten Ideen für Euch werden, denn nur so könnt Ihr Eure Produktivität Schritt für Schritt steigern.
26 Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz
Die 4 Produktiv-Blöcke
Innere Einstellung
Wenn wir uns aktiv in einen Veränderungsprozess begeben, ist es wichtig, dass wir individuell und in unserem eigenen Tempo vorgehen. Dabei ist ohne eine ausgeglichene innere Einstellung Fortschritt und Zufriedenheit nicht leicht oder garnicht zu erreichen. Mehr Produktivität am Arbeitsplatz beginnt somit mit kognitiven Prozessen.
1. Seine Arbeit lieben
Produktivität und Zufriedenheit hängen stark zusammen. Wer sich einfach nicht wohl fühlt und ständig unter Stress steht, ist auch oft unproduktiv. Schafft Euch also den Arbeitsplatz, den ihr braucht um mental durchzustarten. Klärt Probleme, kommuniziert und findet Euren Weg und gestaltet Euch einen Job, den ihr liebt und lebt.
2. Realist sein
Egal welche Deadlines Dich erwarten, versuche immer ruhig und realistisch zu sein. Nur wer sich nicht durch Druck leiten lässt, kann dauerhaft einen kühlen Kopf in jeder Situation bewahren. Argumentiert Euch selbst und auch anderen realistisch die Hintergründe einer Situation und setzt umsetzbare Ziele. So erfüllt ihr Eure Erwartungen und die Erwartungen Eures Teams.
3. Offene Probleme klären
Psychische Belastungen gehören zu den schlimmsten Produktivitätskillern. Private Sorgen oder Stress mit den Kollegen kosten Energie, die wir eigentlich für unsere Leistung brauchen. Kommunikation und Klärung sollte daher immer das primäre Ziel sein, bevor man sich wieder in die alltägliche Arbeit stürzt.
4. Ziele setzen
Setzt Euch Ziele, egal ob große oder kleine. Schritt für Schritt solltet Ihr Euch einen mentalen Fahrplan machen. Jeder Erfolg tut dabei auch Eurer Produktivität gut. Teilt Eure Ideen mit Kollegen, Familie und Freunden, damit diese Euch pushen und unterstützen können.
5. Sich selbst hinterfragen
Hinterfrage deine Arbeit und suche neue Möglichkeiten effektiver zu werden. Probiere neue Methoden aus und vergleiche verschiedene Herangehensweisen. Was ist gut und was kannst Du noch verbessern?
6. Verantwortung teilen
Du wirst nicht produktiver, wenn Du immer versucht alle Aufgaben alleine zu stemmen. Teile Verantwortung mit einem kompetenten Kollegen, der die Herausforderungen vielleicht besser angehen kann. Dies sollte man auch in Betracht ziehen, wenn keine Kapazitäten vorhanden sind. Verantwortung teilen erzeugt Vertrauen und mehr Teamzusammenhalt.
7. Mit Selbstvertrauen vorangehen
Um seine Produktivität zu steigern muss man Neues wagen und Hürden überwinden. Arbeite also an Deinem Selbstvertrauen und meistere motiviert und taff die Situationen im Arbeitsalltag.
Struktur und Planung
Stimmt die innere Einstellung und die Basis für mehr Produktivität, steht einer Umsetzung zum Durchstarten nichts im Weg. Dabei sind Muster und Strukturen bei jedem Plan unerlässlich. Wie viel Ordnung für jeden sinnvoll ist, bleibt eine individuelle Komponente. Ganz ohne kommt man aber nur selten aus. Spätestens bei der Teamarbeit braucht es aber gemeinsame Konzepte und ein einheitliches System für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. In allen Varianten ist also Struktur und Planung für eine optimale Produktivität gefragt.
1. Schreibe alle Ideen auf
Eben war es noch relevant im Gedächtnis verankert, am nächsten Tag war es aber bereits vergessen. Egal ob im Meeting, im Büro oder Zuhause auf dem Sofa. Alle wichtigen Infos oder zufällige Ideen solltet Ihr irgendwo schriftlich festhalten und sinnvoll organisieren.
2. ToDo-Listen
Die perfekte Basis und äußerst beliebte Möglichkeit für Struktur und Planung bieten klassische ToDo-Listen. Durch gut durchdachte Listensysteme verliert man nie den Überblick und kann motiviert auch immer wieder Punkte nach Vollendung streichen. Ein einfaches Prinzip mit großer Wirkung.
3. Klare Prioritäten setzen
Oft geht ohne PRIOS garnichts mehr. Die Priorität prägt maßgeblich die Herangehensweise an den Aufgaben-Dschungel, verbessert den Weg und lässt das Ziel greifbarer erscheinen. Über PRIOS können wir vorausschauend und Schritt für Schritt Projekte durchplanen.
4. Zeitmanagement und Timeboxing
Nachdem die Aufgaben gelistet und priorisiert sind, erhalten sie den letzten Schliff über das Timeboxing. Über das Zeitmanagement sollte also nicht nur festgelegt werden wann was gemacht wird, sondern auch wie viel Zeit man sich nehmen möchte. Ein Zeitfenster gibt zusätzlich Struktur und hilft dabei seine Zeit produktiv zu nutzen und einzuteilen.
5. Arbeitstage vorausplanen
Zeitmanagement und Timeboxing ermöglichen letztendlich auch ein klareres Vorausplanen für Tage und Wochen. Wenn Ihr eh schon bei der Planung seid, könnt Ihr auch direkt eine ganze Woche durchplanen. Mit so einem Fahrplan kann die Woche starten!
6. Aufgabenblöcke gestalten
Über Oftmals wiederholen sich Tätigkeiten oder ähneln sich. Es lohnt sich Aufgaben in logische Blöcke zu verknüpfen, um die Arbeit produktiver zu gestalten. Switcht nicht zwischen Aufgaben und macht alles in einer sinnvollen Reihenfolge.
7. Aufgaben niemals aufschieben
Das Aufschieben von Aufgaben erzeugt einen enormen Produktivitätsverlust. Der Druck steigt und je weiter der Beginn heraus gezögert wird, desto schwerer fällt der Anfang. Versucht daher immer direkt mit der entsprechenden Aufgabe zu beginnen. Sollte es sich um ein großes Projekt handeln, könnt Ihr dieses in kleinere Teilprojekte zerlegen.
8. Multitasking vermeiden
Macht keine halben Sachen und fokussiert Euch lieber auf eine Aufgabe. Splittet Ihr Eure Aufmerksamkeit dauert jeder Task deutlich länger und am Ende sind die Ergebnisse nicht unbedingt besser. Im übrigen ist es auch ratsam mit den “schlimmsten Dingen” zuerst zu beginnen. So geht der Rest leichter und produktiver von der Hand.
9. Programme und Arbeitsmaterial kennen und verbessern
Kommt ihr mit Eurer Software wirklich klar oder könnte es besser sein? Auch wenn ihr mit Programm XY im Alltag arbeiten könnt, vielleicht gibt es hier doch noch viele Tricks, um noch produktiver zu werden. Auf diese Weise werdet ihr schneller und könnt einfacher arbeiten. Fragt doch mal bei den Kollegen nach oder besucht einen Online-Kurs. Auch Feedback an die IT-Abteilung kann helfen interne Programme besser zu gestalten und diese weiterzuentwickeln.
Gewohnheiten und Rituale schaffen
Um Struktur geht es auch im nächsten Produktiv-Block. Mit Gewohnheiten könnt ihr nämlich effektiv Euren Alltag und Eure Arbeitsweise prägen und besser strukturieren. Unser Handeln wird dabei zu einem großen Teil von Gewohnheiten bestimmt und vielleicht stehen wir uns dabei mehr selbst im Weg, als wir glauben. Um neue Rituale einzuführen, sollten wir uns daher zuerst selbst hinterfragen und reflektieren:
Was mache ich jeden Tag als erstes nach dem Aufstehen?
Was ist meine erste Tätigkeit, die ich zu Arbeitsbeginn mache?
Was lenkt mich wirklich ab?
Was ist immer am produktivsten?
Daraus können wir dann neue Konzepte für unseren Alltag entwickeln, die uns eine individuelle Hilfe bieten. Ein wichtiger Fakt anbei: Um eine Gewohnheit im Leben zu etablieren bedarf es 66 Tage der Wiederholung.
1. Den Tagesrhythmus abstimmen
Jeder Mensch hat seinen ganz eigenen Rhythmus und ist zu gegebenen Zeiten produktiver oder weniger produktiv. Die Arbeit sollte sich ebenfalls am eigenen Bio-Rhythmus ausrichten. Manche stehen lieber sehr früh auf und andere haben ihr Leistungshoch eher am Abend. Arbeite also zu Deinen Zeiten, um produktiver zu sein.
2. Genug Schlaf
Ausreichender und guter Schlaf hat starken Einfluss auf unsere Produktivität am nächsten Morgen. Bei zu wenig Schlaf mangelt es uns oft an Konzentration und Energie. Erholung und Schlaf sollten daher regelmäßig und ausreichend passend zum eigenen Rhythmus stattfinden.
3. Nutze Deinen eigenen Flow
Löse Aufgaben auf Deine Art und schaffe Dir Deinen eigenen Flow. Konkret bedeutet das, dass du weder unter- noch überfordert bist. Suche Dir gegebenenfalls Unterstützung von Deinem Team oder spreche monotone und unterfordernde Tätigkeiten gezielt an. Geeignete Herausforderungen lassen Dich wachsen und Deine Produktivität steigen. Finde also den passenden Flow.
4. Sport und Bewegung
Wer besonders viel sitzt sollte dauerhaft für körperlichen Ausgleich sorgen. Körperliche Beschwerden mindern auch die Produktivität massiv. Es gibt mittlerweile viele Möglichkeiten Bewegung in der Arbeitszeit einzubinden. Auch verschiedene Sportarten nach Wahl bieten nach oder vor der Arbeit den perfekten Ausgleich und tragen zur Erholung bei. Von Steh-Arbeitsplatz, Spaziergang in der Pause oder Fitness nach Feierabend ist hier alles möglich.
5. Ablenkungen vermeiden
Oftmals geht Produktivität durch Ablenkung verloren. Daher sollten wir es uns zur Gewohnheit machen Störfaktoren zu identifizieren und aktiv zu mindern. Schalte Beispielsweise Dein Smartphone stumm oder ziehe dich bei Bedarf im Büro zurück.
6. Musik für mehr Produktivität
Im ersten Moment wirkt dieser Punkt eher widersprüchlich zu “Ablenkung vermeiden”, jedoch hat Musik sehr wohl einen positiven Einfluss auf unsere Produktivität. Wichtig ist, dass Musik im Hintergrund läuft und uns wirklich anspricht. Im Büro heißt das – Kopfhörer auf und genießen. Auch so schafft man sich eigenen Raum und wird weniger durch äußere Einflüsse gestört.
Abwechslung für mehr Anregung
Neben Struktur und Gewohnheit brauchen wir auch Raum für Flexibilität und Anregung. Kognitive Stimulation ist hier das Stichwort. Oft bedarf es hierfür keinen großen Aufwand. Mit wenigen Handgriffen kann man also viel bewirken.
1. Arbeitsplatz umgestalten
Eintönigkeit am eigenen Arbeitsplatz, optisch kann man hier entgegenwirken. Nehmt Euch einen Nachmittag Zeit und überlegt, wie Ihr Euren Schreibtisch neu organisieren könnt und persönlicher gestaltet. Ein neues Bild? Ein bisschen Farbe? Warum nicht!
2. Homeoffice und Remote Work
Verschiedene Orte können die eigene Arbeitsweise auflockern und frischen Wind geben. Homeoffice bietet dabei für viele ganz neue Möglichkeiten, um Leben und Arbeit neu zu mixen. Auch andere Orten können dabei zum Arbeitsplatz werden, wenn sie keine Ablenkung darstellen. Wichtig ist nur, dass man sich an klare Regeln hält. Ohne Disziplin, Zeit- und Selbstmanagement ist Produktivität im Homeoffice nicht möglich. Bei richtiger Umsetzung kann Produktivität jedoch stark gesteigert werden.
3. Flexibel in der Struktur nicht vernachlässigen
In den vorherigen Absätzen ging es häufig um Struktur und Rhythmus, dies bedeutet jedoch nicht, dass wir starr und unflexibel werden sollen. Strukturierte Flexibilität ist enorm wichtig. Engt Euch also selbst nicht zu sehr ein. Alles ist situationsabhängig und daher sollte man immer flexibel mit Struktur und Planung agieren. In der richtigen Balance sind wir so wesentlich produktiver.
4. Zeit flexibel nutzen
Arbeitsweg, die 10 Minuten zwischen den Meetings oder ewige Warteschleife. Es geht immer viel Zeit verloren, die wir eigentlich besser nutzen könnten. An dieser Stelle sollten wir jedoch nicht wieder an Multitasking denken. Nein, wir nutzen die Zeit aktiv für uns. Weiterbildung kann genau diese Zeit bereichern. Egal ob Ihr ein passendes Buch zur Fortbildung zur Hand habt oder einen interessanten fachlichen Podcast anhört – es gibt immer Möglichkeiten Zeit produktiv zu gestalten. Mit dieser Abwechslung steigert Ihr auch direkt Eure Motivation.
Produktivität auf dem eigenen Pfad steigern
Sucht Euch die Tipps, die zu Euch passen heraus oder probiert einfach mal etwas ganz Neues! Verliert dabei nie das Ziel aus den Augen: Ihr wollt konzentriert, zeitsparend und effizient im Arbeitsalltag durchstarten und das könnt Ihr auch erreichen. Mit der richtigen Einstellung, einer gut strukturierten Umsetzung, guten Gewohnheiten und frischer Abwechslung.
