Kollege weg, Stelle frei – kein Problem, einmal bitte das gleiche wie immer! So geht es leider nicht bei der Nachbesetzung von Mitarbeitern, doch häufig passieren genau solche Fehler. Wir zeigen Euch daher, wie Ihr die schlimmsten Fehler bei der Nachbesetzung ganz einfach und unkompliziert vermeiden könnt.

Nachbesetzungen sind bekanntlich keine Seltenheit. Egal ob der Kollege das Unternehmen wechselt, aufsteigt, in Rente geht oder aber mit Freudentänzchen kündigt – am Ende bleibt eine freie Stelle, die eine Lücke hinterlässt.

Der Druck ist da, denn die Position ist ungemein wichtig und daher muss es vor allem schnell zu einer Neubesetzung kommen. Aber halt! Genau an dieser Stelle kann es schon zu ersten Fehlern bei der Nachbesetzung kommen. Es geht nicht vorrangig darum eine Stelle in kürzester Zeit neu zu besetzen. Die Neubesetzung ist vielmehr eine Chance, um die Stelle optimaler zu gestalten und auf ein neues Niveau zu heben. Eine wichtige Grundlage, um vor allem Fehler bei der Nachbesetzung zu vermeiden. Doch wo sind sie nun, die Fehler von denen wir hier sprechen? Wir zeigen sie Euch.

“Wir haben ja wenigstens noch die Stellenaussschreibung von damals parat. Dann können wir schneller einen neuen Kollegen finden.”

Wohl mit der häufigste Fehler bei der Nachbesetzung. Die Stelle wurde ja bereits in der Vergangenheit ausgeschrieben, warum nicht einfach genau dieses Angebot wieder inserieren. Das ist doch viel einfacher und spart Zeit.

Dieses Argument mag stimmen, jedoch bringt genau diese Herangehensweise auch viele Gefahren mit sich. Wie bereits erwähnt soll sich die Stelle weiterentwickeln und optimiert werden. Wer schon bei der Stellenanzeige am gleichen Punkt stehen bleibt, wird auch keine Verbesserung am Ende erreichen. Vielleicht haben sich in der Zwischenzeit ganz neue Anforderungen und Aufgaben innerhalb der Position ergeben. Somit wäre die Anzeige von damals vollkommen veraltet.

Für das Team heißt es also – gemeinsam eine neue Stellenausschreibung zu formulieren und dabei zu beurteilen, was sich seit der letzten Anzeige geändert hat und was vielleicht sogar noch zusätzlich gewünscht ist.

“Das konnte Roland auch immer gut, genau das sollte der neue Kandidat für die Stelle auch mit einbringen.”

Menschen sind soziale Gewohnheitstiere und so ist es nicht verwunderlich, dass wir im ersten Impuls den netten und humorvollen Kollegen, der uns all die Jahre ein echter Freund und Unterstützer geworden ist, ersetzen wollen. So wird oft nach einer Person gesucht, die dem Vorgänger ähnelt. Das kann die Suche aber auch extrem einschränken.

Es lohnt sich immer offen zu sein und auch frischen Wind im Team zuzulassen. Im Rahmen dieser Offenheit ist aber auch eine Ähnlichkeit zum Vorgänger nicht ausgeschlossen, denn häufig haben Menschen der gleichen Berufsgruppe auch ähnliche Charaktermerkmale. Jeder ist individuell und kann einen wertvollen Beitrag für das Team leisten, bleibt daher offen und lasst Euch überraschen.

“Oh – die Stelle war frei? Diese Position hätte ich auch gerne gehabt…”

Oft wird bei einer freien Stelle direkt extern nach neuen Kollegen gesucht. Hierdurch werden aber bereits vorhandene Potenziale, die sich im Unternehmen befinden, übersehen. Vielleicht gibt es ja einen Mitarbeiter, der sich einen Positionswechsel wünscht und dazu noch bestens qualifiziert für die Stelle ist.

Freie Stellen sollte man also auch immer intern kommunizieren. Anbei kann man so viel Zeit, Aufwand und auch Kosten einsparen. Seinen Mitarbeitern bietet man dadurch weitere Aufstiegschancen und fördert aktiv die Bindung zum Unternehmen.

“Was haben die uns da denn für einen neuen Kollegen gegeben?” °-°

Egal wie qualifiziert ein Bewerber auch ist, passt er nicht ins Team, wird es auf Dauer schwierig werden. Schon beim Recruitingprozess sollte daher das Team um die nachzubesetzende Stelle mit einbezogen werden und die Bewerber der engeren Auswahl kennenlernen. Die Einschätzung des Teams ist von hoher Bedeutung und sollte daher nicht vergessen werden. Nur wenn Zusammenarbeit und Kommunikation potenziell auf lange Sicht funktionieren, kann eine nachhaltige Neubesetzung entstehen.

“Ich bin zwar nicht studiert, aber dafür TOP motiviert bei Euch durchzustarten.”

Fachliche Kenntnisse sind wichtig, jedoch sind diese leichter zu erlernen, als Soft Skills und Motivation. Nicht immer ist der Werdegang, die Ausbildung oder das Studium entscheidend. Besonders wenn Ihr die Stellen neu erfinden und gezielt weiterentwickeln wollt, ist es auch hier ratsam offen zu sein und den individuellen Persönlichkeiten eine Chance zu geben. Auch Quereinsteiger sind nicht ausgeschlossen.

Fangt also an die Anforderung neu zu definieren und zu kategorisieren. Welche Fähigkeiten sind erforderlich, welche sind eigentlich weniger wichtig und welche Soft Skills haben künftig eine wichtige Rolle in der Position. Sortiert einfach mal um und geht unter diesen neuen Kriterien anders an die Personalsuche heran.

Manchmal lässt sich die Nachbesetzung nicht vermeiden, jedoch kann man freie Stellen durch Kündigungen aktiv vorbeugen – mit hoher Mitarbeiterzufriedenheit und Employer Branding. Glückliche Mitarbeiter, die emotional stark an ihr Unternehmen gebunden sind denken weniger über einen potenzielle Wechsel oder Jobangebote nach, als unzufriedene Team-Mitglieder, die sich im Unternehmen einfach nicht wohl fühlen.

Wertschätzung und gute Kommunikation sowie Vertrauen sind oft der Schlüssel für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Mehr Tipps und Infos zum Thema Mitarbeiterzufriedenheit, unbesetzte Stellen und vieles mehr findet Ihr auch in diesen Blog-Beiträgen:

Mitarbeiterzufriedenheit verstehen

Plötzlich war Mitarbeiter X da, leider!

Die Folgen von unbesetzten Stellen

Warum wir Quereinsteiger nicht sehen