Wer schon immer alles zum Thema Mitarbeitergespräche wissen wollte, ist hier und heute genau richtig! Wir zeigen dir den besten Einstieg zur gelungenen Mitarbeiterkommunikation und deren Möglichkeiten. Alles was Personaler wissen sollten, inklusive Checkliste für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen.
Mitarbeitergespräche führen und gestalten
Mitarbeitergespräche für mehr Mitarbeiterzufriedenheit und von Mitarbeiterzufriedenheit zu erstklassiger Mitarbeiterbindung – Schon lange ist Kommunikation der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Leider bekommen wir im Arbeitsalltag viel zu wenig Feedback. Grund genug das Thema Mitarbeitergespräche mehr in den Fokus zu rücken.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Die Form eines Mitarbeitergespräches ist abhängig von deren Zweck und lässt sich darüber definieren. Mitarbeitergespräche werden daher grob in zwei Kategorien unterschieden – anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche. Innerhalb dieser Kategorien lassen sich verschiedene Arten von Gesprächen bestimmen.
Diese Gespräche stehen in Verbindung mit einer aktuellen Situation. Durchgeführt werden diese Interviews sowohl von Führungskräften, als auch durch Mitarbeiter.
Zu den Gründen für anlassbezogene Mitarbeitergespräche gehören:
- Eingriffe in Arbeitsabläufe oder Veränderungen in Arbeitsgrundlagen
- Fehlverhalten des Mitarbeiters
- Sehr gute oder schlechte Leistungen
- Optimierung der Prozesse
- Konfliktfälle
- Arbeitsunfälle / häufige Krankheitsfälle des Mitarbeiters
- Häufige oder längere Krankheit von Beschäftigten
Diese Gespräche sind eher rückwirkend und finden in einem festen Rhythmus statt. Die Häufigkeit und Basis der Gespräche ist oft betrieblich geregelt.
Bei den institutionalisierten Mitarbeitergesprächen werden diese Punkte häufig zum Thema:
- Persönliche Ziele und Maßnahmen zur Zielerreichung
- Leistung und Verhalten des Mitarbeiters
- Personalentwicklung
- Karriereplanung
- Feedback
- Optimierung der Kommunikation
- Ideen und Kritik
aus beiden Kategorien ergeben sich folgende Arten von Mitarbeitergesprächen:
Zielvereinbarungsgespräch, Mitteilungsgespräch, Beratungsgespräch, Jahresgespräch, Konfliktgespräch, Rückkehrgespräch, Überzeugungsgespräch, Beurteilungsgespräch, Delegationsgespräch, Kritikgespräch
Was bringen Mitarbeitergespräche?
Von einem gut durchdachten Mitarbeitergespräch profitieren alle Seiten. Egal ob Konfliktlösung oder persönliche Weiterentwicklung – über Feedback und Kommunikation steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und dadurch auch die Bindung ans Unternehmen.
Konflikte werden gelöst
In einem Mitarbeitergespräch können Konflikte aller Art thematisiert und somit auch überwunden werden.
Personalentwicklung
Mitarbeiter können sich durch die entstehende Selbstreflektion weiterentwickeln, zudem lernen sie ihre Arbeit besser einzuschätzen und zu analysieren.
Feedback in jeder Form
Die Gespräche bieten einen Rahmen für Kritik und Lob
Mehr Wertschätzung
Durch Mitarbeitergespräche kann man Wertschätzung zeigen und so für mehr Motivation sorgen.
„Optimalerweise sollten Mitarbeitergespräche regelmäßig in kurzen Abständen stattfinden (alle 3 Monate). Das gibt die Möglichkeit einen Rahmen für Feedback zu schaffen und Herausforderungen frühzeitig zu meistern. Auch Lob und Wertschätzung sollten dabei regelmäßig geäußert werden, um so zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beizutragen.“
Wie gestaltet man Mitarbeitergespräche optimal?
Um Vorteile aus den Interviews zu ziehen, ist es besonders wichtig, dass die Gespräche sorgfältig durchdacht sind. Das Ziel des Mitarbeitergespräches sollte daher klar definiert sein, ebenso müssen alle Beteiligten frühzeitig informiert und involviert werden. Um eine Struktur und eine konkrete Durchführung der Gespräche zu ermöglichen, ist die Vorbereitung eines Leitfadens immer sinnvoll. Zu Beginn des Interviews sollten Zweck und Ziel erklärt werden und ganz wichtig – Das Gespräch ist kein Monolog! Alle Beteiligten sollten gleichermaßen zu Wort kommen. Auch nach dem Mitarbeitergespräch sollte man weiterhin ein offenes Ohr haben und die Fortschritte und Ziele der Mitarbeiter aktiv unterstützen. Ebenso ist eine stetige Analyse zur Verbesserung der Mitarbeitergespräche immer zu empfehlen.
Im Kern wird ein Mitarbeitergespräch in mehrere Phasen gegliedert:
Mitarbeitergespräche Checkliste
Vorbereitungsphase Checkliste:
Wo und wann findet das Gespräch statt?
Der Mitarbeiter bekommt eine frühzeitige Einladung und alle Infos zum Gespräch
Kann sich der Mitarbeiter selbst gut auf das Gespräch vorbereiten?
Planung der Zeit / Wie lange wird das Gespräch dauern?
Beschaffung aller Daten für das Gespräch – Zahlen, Fakten etc.
Formulierung eines Gesprächsleitfadens und der Fragen
Ist der Besprechungsraum ideal und vorbereitet?
Durchführungsphase Checkliste:
Die Gesprächsatmosphäre ist angenehm
Es sind Schreibmaterialien vorhanden
Die Sitzverhältnisse sind fair
Störungsquellen aktiv vermeiden (Smartphone, Uhr, Musik)
Inhalte und Ziele werden zu Beginn erklärt
Aktives Zuhören und Aufmerksamkeit
Alle Teilnehmer kommen zu Wort
Klar kommunizieren
Das Gespräch protokollieren
Am Ende: FAZIT mit Vereinbarungen, die umsetzbar sind
Nachbereitungsphase Checkliste:
Den Gesprächsverlauf reflektieren
Was kann ich in Zukunft optimieren?
Auch nach dem Gespräch weiter kommunizieren und Feedback geben
Den Mitarbeiter bei der Erfüllung der Vereinbarungen unterstützen
FAZIT
Es gibt eine Vielzahl von Mitarbeitergesprächen und jedes wird individuell sein, daher darf man bei all der theoretischen Planung nie ein bisschen Empathie vergessen. natürlich sollte die Beziehungsebene nicht im Fokus stehen, aber man begegnet sich in einem Mitarbeitergespräch auf Augenhöhe und kommuniziert sachlich mit dem Ziel, Situationen für den Mitarbeiter und für das Unternehmen zu verbessern.
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